Sağlam bir risk yönetimi programının bir
parçası olarak seyahatte karşılaşılabilecek riske
karşı hazırlık, yolculuk
öncesinde yolculara çeşitli yardımcı araçlar, hizmetler ve çözümler
sunulmasının, seyahat riskinin ve bunun doğuracağı finansal negatif etkilerini
azaltacaktır.
Kurumsal seyahat yöneticileri ve
güvenlik/risk yöneticileri için bu durum, genellikle, gidilecek yer ile ilgili
bilgi toplama, güvenli seyahat araçlarının belirlenmesi, aşı gibi gerekli
sağlık ihtiyaçlarının belirlenmesi ve seyahat edecek personelin seyahat riski
planında tanımlandığı üzere, sorumluluklarının bilincinde olmasının
sağlanmasını kapsamalıdır.
Seyahat Yönetim şirketleri, “ acentalar”
seyahat öncesi bilgileri ve bir olağan üstü durum anında gerekli değişiklikleri
yapmaya yönelik hizmet sunmak için hazır olmalıdır.
Gerçek zamanlı izleme.
Hem şirketlerin seyahat yöneticileri ve
özellikle Seyahat Yönetim şirketleri
Doğa ve meteorolojik olaylar, sağlık,
terör veya her türlü seyaht etmeyi riskli hale getiren olayları global olarak
kesintisiz bir şekilde izleyen araçlar ve teknolojik çözümler kullanmalıdırlar.
Sabre Rezervasyon sistemleri ve GBTA'nın
The Digital Business Traveler'da yer alan son çalışmasına göre, iş için seyahat
eden çalışanların çoğunun şirketlerinin, özen yükümlülüğü amaçlarına yönelik
olarak, bulundukları yerleri mobil cihazları aracılığıyla izlemelerine izin
verebileceklerini söylemektedir.
Acil Aksiyon
Bir olay yaşandığında, kurumlar
çalışanları için olay yerinden uzaklaşma, tıbbi yardım veya güvenlik desteği,
veya alternatif yeni güvenli yerlere seyahat ve konaklama sunulması gibi bir
yapı üzerinden (kurumdan, seyahat acentesinden ve hatta bir üçüncü taraf
güvenlik hizmetinden birisi) acil yardım sağlayabilmelidir.
Kontrolün kimde olduğundan bağımsız
olarak, yapılacak harekatın koordineli ve kusursuz olması gerekmektedir.
Sonuç itibarıyla, özen yükümlülüğü ve
özellikle seyahat riski yönetimi, dikkatli planlamayı, kuruluş bünyesindeki
departmanların ortak çalışmaları ile ve yolcu güvenliği için özel araçlar
ve hizmetler sunan Seyahat Yönetim şirketleriyle güçlü ilişkileri zorunlu
kılmaktadır.
Tüm bunları yaparken seyahat datalarının
seyahat alışkanlıklarını gösterecek önemli bir kaynak olduğu unutulmamalı ve
planlamanın en önemli unsuru olacağından özenle oluşturulmalıdır.
Altyapı tercihimiz Sabre Rezervasyon sistemlerinin bu konuda geliştirdiği son ürünüde paylaşmak isteriz.
Schengen Vize Başvurularında Parmak izi ve biometrik fotoğraf verilmesi bu bilgilerin Vize Enformasyon Sistemi (VES) sistemine işlenmesi amacıyla yapılmaktadır.
VES Schengen Devletleri arasında
bir vize veri değişim sistemidir.
VES’in ana amacı vize başvuru prosedürüne kolaylık getirmek
, dış sınırlardaki kontrolleri çabuklaştırmak ve güvenliği arttırmaktadır. Ves
vize başvurularında prosedürleri kolaylaştırmak için Schengen üye Devletleri
arasında bilgi değişimini mümkün kılar, "visa shoping*" i önlemeye sahteciliğe
karşı mücadeleye yardımcı olur.
VES’in icra edilmesi amacı ile Schengen Devletleri’nin
konsoloslukları ve dış sınırlardaki geçiş kapıları, merkezi VES veri tabanına
bağlıdır.
VES Kuzey Afrika’dan ( Cezayir, Mısır, Libya, Moritanya, Fas
ve Tunus ) başlamak üzere, Orta Doğu ( İsrail, Ürdün, Lübnan, Suriye ) ve
Körfez Bölgesinde (Afganistan, Bahreyn, İran, Irak, Kuveyt, Umman, Kat, Suudi
Arabistan, Birleşik Arap Emirlikleri ve Yemen ) gibi dünyanın farklı
bölgelerinde kademeli olarak hizmete girmektedir.
VES, Schengen vizesi başvurusunda bulunan kişilerin
biyografik ve biyometrik verilerini içerir.
Biyometrik verilerinin alınması için müracaatçıların şahsen
hazır bulunmaları gerekmektedir; Vize başvurusunda:
bulunanlardan parmak izi (on parmak) ve
fotoğraf talep edilmektedir.
Bununla birlikte , 5 yıl içinde
daha sonra yapılan başvurularda müracaatçının kimlğine ilişkin makul şüphe
olmadığı taktirde parmak izleri VES dosyasından yeniden kullanılabilir.
Vize sahibi bir dış sınıra ulaştığında, sınır yetkilileri
VESe girerek söz konusu kişinin kimliğini ve vizesnin gerçekliğini doğrular.
Aşağı belirtilen müracaatçıları parmak izi vermekten muaf
tutulurlar:
12 yaşından küçük çocuklar.
Parmak izi vermesi fiziki olarak mümkün
olmayanlar
Devlet başkanları, ulusal hükümet (kabine )
üyeleri ve resmi amaçla davet edilmiş resmi heyet üyeleri.
------- Visa Shoping: Bir schengen ülkesinden vize alınıp başka bir ülkeye seyahat edilmesi ve bunu alışkanlık haline getirerek kural gereği ilk gidilecek ülkeden vize alınması gerekirken başka ülkelerden vize alınmasıdır.
Doğru olmayan bu işlem sonucunda gelecekte yapacağınız vize talepleriniz red edilebilir, uzun süreli vize alma hakkınız varken kısa süreli vize alınabilir ve en tehlikelisi sınır kontrolünde başka bir ülkenin verdiği schengen vizesi ile diğer bir ülkeye girişte sorunlar yaşanabilir.
Bilindiği gibi isimlerinin pasaport ve biletlerde birebir aynı olması gerekmektedir.
Kurallar gereği rezervasyonun ve biletlemenin doğru isimle yaratılması zorunludur. Bazı havayolları yeni gelirler elde etmek için bilet düzenlendikten sonra isim düzeltmelerini ücret karşılığında yapmaktadır.
Örnek Havayolları ve tahsil ettikleri ücretler:
Etihad : 100 USD
Air France +KLM : 50 EURO
British Airways : 30 EURO
Aegean Airlines : 28 EURO
LOT : 70 USD
American Airlines : 100 USD
Air Canada : 50 CAD
Rezervasyonlarınızda İsim /önisim ve soyadın pasaportunuzdaki gibi doğru yazılması seyahatinizin keyifle başlaması ve ekstra bir ödeme yapmamanız için önemlidir.
Sık Karşılaşılan durumlar:
GEREKÇE
ÖRNEK
Evlilik veya boşanma nedeni ile
soyadı değişikliği
JOHN/MARY MS TO JACK/MARY MRS
İsim ve soyadın ters yazıldığı
durumlar
MARY/TOM MRS to TOM/MARY MRS
İsmin kısaltma şeklinde yazılmış
olması
ALSHAMSI/MOHD MR to
ALSHAMSI/MOHAMMED MR
3 harfe kadar yazım hataları
TOM/JIRRY MR TO TOM/JERRY MR
MR/MRS düzeltmesi
TOM/MARY MR to TOM/MARY MRS
On isim ekleme *
BROWN/JOHN MR to BROWN/JOHN PAUL MR
Soyadı ekleme *
PAUL/JOHN MR to BROWN/JOHN PAUL MR
Aynı yolcu için kısmi veya tamamen
isim değişikliği – resmi evrakla kanıtlanması gerekmektedir (örn: mahkeme
kararı)